Rejestracja spółki w Indiach z Polski: proces, koszty i harmonogram (2026)

Korytarz między Polską a Indiami w 2026 roku

Jest praktyczny powód, dla którego coraz więcej polskich firm rejestruje dziś spółki w Indiach: ten korytarz dojrzał. Polscy giganci outsourcingu IT znają model indyjski od podszewki, a teraz polscy producenci sami wchodzą w niego jako właściciele, nie tylko jako zleceniodawcy. To, co kiedyś wymagało wyjazdu rozpoznawczego i lokalnego pośrednika, jest dziś zdalnym, w pełni udokumentowanym procesem, a ten przewodnik prowadzi przez niego w dokładnie takiej kolejności, w jakiej spotka go założyciel albo dyrektor finansowy w Polsce.

Piszemy to z indyjskiej strony stołu. To wewnętrzna lista kontrolna, której używamy przy bieżących zleceniach, opublikowana dlatego, że ten korytarz zasługuje na rzeczową odpowiedź, a nie stronę sprzedażową.

Wybór formy prawnej dla polskiej spółki matki

Kwestia struktury zwykle rozwiązuje się sama. Polska sp. z o.o. posiadająca 100 procent udziałów w indyjskiej private limited company to wzorzec, pod który dopasowane jest indyjskie prawo, praktyka bankowa i administracja podatkowa. Wspólne przedsięwzięcia mają sens tylko wtedy, gdy lokalny partner wnosi coś konkretnego na mocy umowy, a oddziały i biura przedstawicielskie sprawdzają się w wąskiej grupie przypadków, które większość działających firm przerasta, zanim jeszcze zaczną działać.

Oddział (branch office) może wystawiać faktury, ale pozostaje częścią osobowości prawnej spółki matki, a biuro przedstawicielskie (liaison office) w ogóle nie może generować przychodu. Spółka zależna w stu procentach należąca do spółki matki (wholly owned subsidiary) odgranicza odpowiedzialność, utrzymuje finansowanie i repatriację zysku w czystej formie i to właśnie wokół tej struktury zbudowana jest nasza usługa zakładania zagranicznej spółki zależnej.

Zakładanie spółki krok po kroku

Samo założenie przebiega według stałej ścieżki wynikającej z indyjskiego prawa spółek:

• Cyfrowe certyfikaty podpisu (Digital Signature Certificate, DSC) dla każdego proponowanego dyrektora, w tym dla wyznaczonego dyrektora rezydenta. Dla dyrektorów w Polsce odbywa się to w drodze zdalnej weryfikacji wideo.
• Rezerwacja nazwy poprzez część A formularza SPICe+, przy czym składa się dwie opcje sprawdzane wobec rejestru znaków towarowych i rejestru spółek.
• Samo zgłoszenie SPICe+: jeden zintegrowany formularz obejmujący założenie spółki, PAN, TAN, EPFO, ESIC oraz w większości stanów Indii również GST, z załączonym aktem założycielskim (MoA) i statutem (AoA), w których polska spółka matka figuruje jako założyciel.
• Certificate of Incorporation wydany przez Registrar of Companies (ROC), po którym spółka istnieje już z własnym PAN, TAN i CIN.

Przy kompletnym i poprawnym zestawie dokumentów okres od zgłoszenia do wydania certyfikatu trwa zwykle od 30 do 45 dni, a większość tego czasu pochłania przygotowanie dokumentów po stronie polskiej, a nie indyjskie kolejki przetwarzania.

Dokumenty i łańcuch apostille w Polsce

Polska jest stroną konwencji haskiej o apostille, co utrzymuje łańcuch dokumentów w krótkiej formie: dokumenty spółki matki poświadcza się najpierw notarialnie, a następnie uzyskuje się na nie apostille wydawaną przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych, Dział Legalizacji. Po naniesieniu apostille legalizacja konsularna w ambasadzie Indii nie jest już potrzebna. Zestaw dokumentów obejmuje zwykle odpis potwierdzający istnienie spółki matki, dokumenty założycielskie, uchwałę zarządu zatwierdzającą utworzenie indyjskiej spółki zależnej oraz dowody tożsamości i adresu dyrektorów i beneficjentów rzeczywistych. Kolejność ma znaczenie: najpierw poświadczenie notarialne, potem apostille, a uchwała musi mieć datę wcześniejszą niż wszystko, co się na niej opiera. Wystarczy jedna brakująca strona z apostille, aby Registrar of Companies wysłał zapytanie i wstrzymał zgłoszenie.

Zasada dyrektora rezydenta

Każda indyjska private limited company potrzebuje co najmniej jednego dyrektora spełniającego test rezydencji, czego zespół działający wyłącznie z Polski nie jest w stanie spełnić pierwszego dnia. Standardowym rozwiązaniem jest wyznaczony dyrektor rezydent: świadczony jako usługa, związany umową powierniczą, która wąsko ogranicza jego rolę, bez udziałów i bez udziału w strategii. Polska spółka matka zachowuje pełną kontrolę poprzez własnych dyrektorów i stuprocentowy pakiet udziałów. To nie jest szara strefa, lecz sposób, w jaki indyjskie prawo oczekuje funkcjonowania zagranicznej spółki zależnej w pierwszych latach, i jest to uwzględnione w naszej standardowej obsłudze tego korytarza.

Bankowość, kapitał i formularz FC-GPR

Po zarejestrowaniu spółka zależna otwiera indyjski rachunek bieżący, a spółka matka zasila go przelewem SWIFT z Polski. Bank przyjmujący środki wystawia Foreign Inward Remittance Certificate (FIRC) jako dowód, że środki stanowią kapitał zakładowy, a nie pożyczkę. Na tej podstawie spółka składa formularz FC-GPR przez portal FIRMS Banku Rezerw Indii (RBI) w ciągu 30 dni od przydziału udziałów, a nie od dnia przelewu, co jest różnicą, na której potyka się więcej spółek zależnych niż na jakiejkolwiek innej pojedynczej zasadzie. Nakładanie się godzin pracy jest wykonalne: Polska funkcjonuje w strefie IST minus 3,5 do 4,5 godziny, co pozostawia czyste codzienne okno na rozmowy bankowe i weryfikację. Nasz zespół ds. zgodności z FEMA prowadzi cały ciąg FIRC, wyceny i FC-GPR od początku do końca, ponieważ przeoczone okno czasowe zamienia się później w narastający problem.

Podatki na korytarzu polsko-indyjskim

Spółka zależna płaci indyjski podatek dochodowy od osób prawnych w wysokości 25 procent, względnie 22 procent w reżimie preferencyjnym dla spółek, które rezygnują z określonych ulg. GST ma zastosowanie w wysokości 18 procent do większości usług już od pierwszej faktury. Na mocy umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania między Indiami a Polską dywidendy wypłacane spółce matce podlegają podatkowi u źródła w wysokości 10 procent, wobec krajowej stawki 20 procent powiększonej o dopłatę, więc dokumentacja traktatowa, certyfikat rezydencji podatkowej wydawany przez Krajową Administrację Skarbową, formularz 10F i wykazanie rzeczywistego beneficjenta zwracają się już przy pierwszej wypłacie. Rozliczenia wewnątrzgrupowe, takie jak opłaty za zarządzanie, licencje czy usługi współdzielone, podlegają zasadom cen transferowych z ujawnieniem w formularzu 3CEB, a właśnie w tym miejscu zaczyna się praca naszego zespołu ds. doradztwa w zakresie cen transferowych. Pełny wachlarz sposobów sprowadzenia środków z powrotem, dywidendy, opłaty licencyjne, odkup udziałów i obniżenie kapitału, opisuje nasz przewodnik po repatriacji zysków z Indii.

Kalendarz bieżącej zgodności po pierwszym dniu

Po rejestracji kalendarz nigdy się nie zatrzymuje: roczne sprawozdanie o zagranicznych aktywach i zobowiązaniach (FLA) dla RBI z terminem 15 lipca, roczne zgłoszenia do Registrar of Companies, miesięczne lub kwartalne deklaracje GST, miesięczne wpłaty podatku u źródła (TDS) oraz obowiązkowy audyt niezależnie od wielkości spółki. Przeoczony termin oznacza kary, które narastają po cichu. Właśnie dla tej powtarzalnej warstwy zgodności istnieje nasza usługa wirtualnego dyrektora finansowego, z comiesięcznym zamknięciem ksiąg i pakietem raportowym, który centrala w Polsce rzeczywiście potrafi odczytać.

Pierwsze 90 dni po rejestracji

Pierwsze 90 dni warto traktować jako trzy sprinty. Dni od 1 do 30: spółka działa, rachunek bankowy jest otwarty, kapitał otrzymany i udokumentowany. Dni od 31 do 60: złożony formularz FC-GPR w swoim terminie, ukończone rejestracje, działający system księgowy i płacowy, umowy wewnątrzgrupowe w wersji roboczej. Dni od 61 do 90: zamknięty pierwszy pełny cykl zgodności, wysłany do Polski pierwszy pakiet raportowy dla zarządu, a dokumentacja wewnątrzgrupowa podpisana i wyceniona na warunkach rynkowych. Spółki zależne, które trzymają się tej kolejności, nigdy nie doświadczają narastającego problemu; te, które improwizują, zwykle go doświadczają.

Gdzie polskie spółki matki tracą czas

Cztery powtarzające się wzorce odpowiadają niemal za całe opóźnienie, jakie widzimy na tym korytarzu:

• Dokumenty poświadczone notarialnie i zaopatrzone w apostille w złej kolejności, albo uchwała datowana później niż dokumenty, które się na niej opierają. Ten łańcuch tanio jest naprawić wcześnie, a drogo naprawiać po zapytaniu z Registrar of Companies.
• Lekceważące podejście do okna czasowego dla FC-GPR. Trzydzieści dni od przydziału udziałów, a zegar nie zatrzymuje się z powodu wewnętrznych zatwierdzeń w Polsce.
• Podpisywanie umów wewnątrzgrupowych już po tym, jak pieniądze zostały przelane, co zamienia czyste planowanie w późniejsze uzasadnianie podczas kontroli cen transferowych.
• Założenie, że kalendarz zgodności może poczekać na przychody. Zaczyna się on od rejestracji, niezależnie od tego, czy przychody już są, a odsetki za zwłokę narastają za każdy dzień, nie za każde przypomnienie.

Harmonogram i honoraria

Przy kompletnych dokumentach rejestracja trwa od 30 do 45 dni, a spółka zależna jest zwykle gotowa do generowania przychodu, wystawiania faktur, zatrudniania i korzystania z bankowości w ciągu około 45 dni od startu. Stałe honorarium podajemy przed rozpoczęciem współpracy i obejmuje ono rejestrację, wyznaczonego dyrektora, wsparcie bankowe oraz początkowe zgłoszenia FEMA. Bez rozliczania godzinowego, bez zaskakującej faktury za formularz, który zawsze i tak był potrzebny.

Dlaczego polskie firmy wybierają Krystal7

Polskie firmy współpracujące z nami korzystają z tego samego zespołu, który prowadzi każdy obsługiwany przez nas korytarz: ponad 10 lat praktyki transgranicznej, ponad 10 000 obsłużonych startupów i założycieli w Indiach i na pięciu kontynentach, dyplomowani biegli księgowi (Chartered Accountants) z członkostwem w ICAI o numerze 580421, pierwsza odpowiedź w ciągu 4 godzin roboczych i stałe honoraria podawane przed podpisaniem umowy. Zespół, który rejestruje spółkę, to ten sam zespół, który składa jej zgłoszenia FEMA i zamyka jej księgi, więc przy przekazywaniu sprawy nic się nie gubi.