Een bedrijf in India registreren vanuit België: Proces, kosten en tijdlijn (2026)

De corridor België naar India in 2026

De diamantsector van Antwerpen draait al een eeuw op Indiase familiebedrijven. Daarna volgden chemie- en logistieke ondernemingen, en nu zet een bredere golf Belgische middelgrote bedrijven, van industriële toeleveranciers in Vlaanderen tot engineeringbedrijven in Wallonië, hun eigen activiteiten in India op in plaats van alles via handelspartners of agenten te laten lopen.

De redenen zijn praktisch. De binnenlandse markt van India is snel gegroeid, en Belgische bedrijven die actief zijn in farma, chemie, havens en logistiek, of gespecialiseerde productie, willen een lokale rechtspersoon die in roepies kan factureren, rechtstreeks personeel kan aannemen, contracten kan sluiten met Indiase tegenpartijen en een eigen GST-registratie kan houden. Een branch office of liaison office doet dat meestal niet goed. Een correct opgerichte Indiase dochteronderneming wel.

Deze gids legt uit wat er in 2026 echt nodig is voor een Belgische moedervennootschap om een bedrijf in India vanuit België te registreren: welke rechtsvorm u kiest, de oprichtingsstappen, de apostille-keten die u via het Belgische Legaweb-portaal moet doorlopen, banking en kapitaalovermaking, de fiscale positie onder het verdrag tussen India en België, en de doorlopende compliance-kalender zodra de vennootschap operationeel is. Als u financieel directeur bent in Antwerpen of Brussel en dit afweegt, behandel dit dan als het referentiedocument dat u aan uw raad van bestuur geeft vóór de beslissingsvergadering.

Structuurkeuze: BV of NV als moedermaatschappij, Indiase Private Limited als dochteronderneming

De meeste Belgische groepen werken als BV of NV. Beide structuren kunnen zonder beperking aandelen houden in een buitenlandse vennootschap onder Belgisch recht, dus de keuze van de moederstructuur in België verandert zelden de juiste beslissing aan de Indiase kant.

In India is het antwoord voor een Belgische moeder bijna altijd een private limited company, opgericht als een wholly owned subsidiary. Die structuur geeft beperkte aansprakelijkheid, een afzonderlijke rechtspersoonlijkheid die wordt erkend door Indiase rechtbanken en toezichthouders, duidelijke compliance onder de Companies Act en een vorm die Indiase banken, GST-autoriteiten en klanten al begrijpen. Er bestaan andere opties, zoals een Limited Liability Partnership, een branch office of een liaison office. Maar voor een Belgische BV of NV die wil handelen, factureren, personeel aannemen en uiteindelijk winst wil repatriëren, is de private limited dochter de structuur die het schoonst werkt, en dat is precies waar onze dienst voor de oprichting van buitenlandse dochterondernemingen op is gebouwd.

De Belgische moeder houdt vanaf dag één 100 procent van de aandelen in de Indiase vennootschap. Er is geen vereiste om een lokale Indiase aandeelhouder toe te voegen, en er is in de meeste sectoren waarin Belgische bedrijven actief zijn geen plafond op buitenlands eigendom, uiteraard onder voorbehoud van de gebruikelijke sectorspecifieke controles binnen het Indiase FDI-beleid.

Stap voor stap oprichten: DSC, naamreservering, SPICe+, MoA

Het oprichtingsproces loopt via het Ministry of Corporate Affairs en volgt een vaste volgorde, of de moeder nu in Brussel, Antwerpen of elders gevestigd is.

• Digital Signature Certificate voor de voorgestelde directors, inclusief de gemachtigde ondertekenaar van de Belgische moeder en de Indiase resident director. Dit wordt uitgegeven door een erkende certificeringsinstantie in India en vereist identiteitsverificatie.
• Naamreservering via RUN of Part A van SPICe+, waarbij beschikbaarheid wordt gecontroleerd tegenover bestaande vennootschapsnamen en merken.
• SPICe+ filing zelf, het geïntegreerde formulier voor oprichting, PAN, TAN, EPFO, ESIC en GST-registratie in één indiening. Hier wordt het grootste deel van de Belgische documentenset geüpload.
• Memorandum of Association en Articles of Association, opgesteld op basis van de aandeelhoudersstructuur, de ondernemingsdoelstelling en de governance-afspraken met de Belgische moeder.
• Certificate of Incorporation, uitgegeven door de Registrar of Companies, samen met de CIN, PAN en TAN.

Zodra het certificaat er is, opent de vennootschap haar bankrekening, geeft zij aandelen uit aan de Belgische moeder en kan zij operationeel starten. In de praktijk duurt de oprichting zelf ongeveer twee tot drie weken vanaf het moment waarop alle Belgische documenten correct zijn ondertekend en geapostilleerd, en de volledige setup, inclusief bankrekening en initiële GST-registratie, valt meestal binnen het venster van 30 tot 45 dagen waarmee de meeste Belgische raden van bestuur rekenen.

Documenten en de apostille-keten in België

Dit is de stap die Belgische finance-teams het vaakst onderschatten. Indiase autoriteiten vereisen dat bepaalde Belgische ondernemingsdocumenten, zoals het bestuursbesluit dat de dochter in India goedkeurt, het oprichtingsbewijs van de moeder en identiteitsdocumenten van bestuurders, eerst notarieel worden bekrachtigd en vervolgens van een apostille worden voorzien voordat ze in India kunnen worden gebruikt.

België is partij bij het Apostilleverdrag van Den Haag en werkt sinds 2021 met een volledig digitaal e-apostillesysteem via het Legaweb-portaal van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken. In de praktijk betekent dit: eerst bevestigt een Belgische notaris het document, daarna wordt de apostille via Legaweb aangebracht in plaats van via een fysiek loket. Omdat zowel België als India partij zijn bij het Apostilleverdrag, is geen consulaire legalisatie bij de Indiase ambassade nodig. Dat bespaart reële tijd in vergelijking met landen die nog steeds een ambassadelegalisatie vereisen.

De praktische volgorde is: het document laten notariëren door een Belgische notaris, de e-apostille verkrijgen via Legaweb, en het geapostilleerde document laten vertalen naar het Engels als het oorspronkelijk in het Nederlands of Frans is opgesteld, aangezien Indiase autoriteiten Engelstalige indieningen vereisen. Als u die volgorde verkeerd doet, of een document in de set vergeet, loopt de SPICe+ filing vast. Wij beheren dit end to end voor Belgische cliënten als onderdeel van onze dienst voor de oprichting van buitenlandse dochterondernemingen, omdat een document dat bij de ROC wordt afgewezen veel meer tijd kost dan een correcte apostille-keten van bij het begin.

Resident director, banking en kapitaalovermaking

Het Indiase vennootschapsrecht vereist minstens één director die gedurende een minimale periode in het voorafgaande boekjaar resident in India is geweest. Belgische oprichters hebben bijna nooit iemand in hun eigen bestuur die aan die voorwaarde voldoet, dus de standaardoplossing is een nominee resident director, geleverd als dienst, die geen operationele controle heeft maar wel aan de wettelijke vereiste voldoet terwijl de Belgische moeder volledige eigendom en managementcontrole behoudt via haar eigen bestuurders.

Aan de banking-zijde opent de Indiase dochter na oprichting een rekening, en de Belgische moeder stort het aandelenkapitaal via SWIFT vanuit België naar India. De Indiase bank geeft vervolgens een Foreign Inward Remittance Certificate, FIRC, af ter bevestiging van de ontvangst van de fondsen. Dat FIRC ondersteunt daarna de indiening van Form FC-GPR bij de Reserve Bank of India, wat binnen 30 dagen na de toekenning van de aandelen aan de Belgische moeder moet gebeuren. Wie die deadline mist, creëert een oplopend probleem met de RBI dat perfect vermijdbaar is met een degelijke kalenderdiscipline.

Deze hele rapporteringsketen valt onder FEMA, en fouten in dit stadium creëren later opruimwerk. Ons team voor FEMA-compliance behandelt voor Belgische cliënten standaard de FC-GPR filing, FIRC-afstemming en verdere FEMA-rapportering.

Fiscale positie in de corridor: vennootschapsbelasting, GST en het India België-verdrag

Een Indiase private limited dochter wordt belast als een binnenlandse Indiase vennootschap, niet als een buitenlandse entiteit. De standaard vennootschapsbelasting bedraagt 25 procent voor vennootschappen onder de toepasselijke omzetdrempel, terwijl nieuwe productiebedrijven en ondernemingen die opteren voor het nieuwe regime onder voorwaarden een tarief van 22 procent kunnen toepassen.

GST geldt aan 18 procent voor de meeste goederen- en dienstverleningstransacties, en registratie daarvoor wordt doorgaans meegenomen in de SPICe+ filing bij oprichting.

Bij winstuitkeringen beperkt het dubbelbelastingverdrag tussen India en België de bronheffing op dividenden tot 15 procent en op royalty's tot 10 procent, beide lager dan de binnenlandse inhoudingstarieven die anders van toepassing zouden zijn, op voorwaarde dat de Belgische moeder een geldig Tax Residency Certificate heeft en voldoet aan de beneficial ownership-voorwaarden van het verdrag. De structurering van dividenden, royalty's voor intellectuele eigendom die aan de Indiase dochter wordt gelicentieerd, en management fees moet van bij het begin worden uitgedacht en niet achteraf. Ons team voor transfer pricing advisory werkt daarom samen met het FEMA-team op dit punt. Voor een bredere uitleg van hoe cash efficiënt uit India kan worden teruggehaald, zie onze gids over winstrepatriëring uit India.

Doorlopende compliance-kalender

De oprichting is het makkelijke deel. Wat bepaalt of een Belgisch gecontroleerde Indiase dochter in goede staat blijft, is de terugkerende compliance-kalender, en die is zwaarder dan wat de meeste Belgische finance-teams gewend zijn voor een binnenlandse BV of NV.

• Jaarlijkse Foreign Liabilities and Assets return aan de RBI, verschuldigd op 15 juli van elk jaar, die de uitstaande buitenlandse investeringspositie van de dochter dekt.
• Jaarlijkse ROC-filings, inclusief jaarrekening en annual return, ingediend binnen de wettelijke termijnen na het boekjaar.
• Maandelijkse GST-aangiften, met rapportering van uitgaande en inkomende leveringen en btw-afstemming.
• Maandelijkse TDS-compliance voor loonheffingen, leveranciersbetalingen en andere aangewezen transacties, samen met de bijbehorende kwartaalreturns.

Als u één van deze termijnen mist, lopen boetes op, soms automatisch, en een gemiste FLA filing kan de vennootschap later extra aandacht opleveren bij remittances. Een Belgische raad van bestuur die deze kalender even ernstig neemt als btw- en RSZ-verplichtingen in België, vermijdt het grootste deel van de frictie. Onze virtual CFO service bestaat precies om die kalender te beheren voor Belgische moeders die niet van nul een volledige lokale financiële functie in India willen opbouwen.

Lokale rapportering: Belgische moederboeken en IFRS-consolidatie

De Indiase dochter houdt haar statutaire boeken volgens Indian Accounting Standards en Indiase boekhoudregels, die niet één op één samenvallen met Belgische statutaire boekhouding onder Belgian GAAP. Voor consolidatie hebben de meeste Belgische moeders, of ze nu onder IFRS consolideren of onder Belgian GAAP met IFRS-achtige toelichtingen, een brug nodig tussen de lokale Indiase boeken en de rapporteringsvorm die het Belgische finance-team gebruikt.

In de praktijk betekent dat maandelijkse of kwartaalmanagementrapportering vanuit India, gemapt naar het groepsrekeningschema van de Belgische moeder, met aanpassingen voor verschillen in afschrijvingen, omzetverantwoording en voorzieningen die vaak ontstaan tussen Indiase boeken en IFRS. Die rapporteringsritmiek vanaf maand één correct opzetten voorkomt een scramble op het einde van het jaar wanneer de Belgische auditor consolidatiepakketten vraagt die nog niet bestaan in de juiste vorm.

Tijdlijn en honoraria

Voor een Belgische moeder met correcte documenten duurt de oprichting typisch 30 tot 45 dagen vanaf het moment dat de apostille-keten is afgerond tot aan het Certificate of Incorporation, PAN, TAN en de initiële GST-registratie. Tel daar de bankrekeningopening en FC-GPR filing na kapitaalovermaking bij, en de meeste dochterondernemingen zijn binnen ongeveer 45 dagen na de start werkelijk operationeel en klaar om te factureren, aan te werven en zaken te doen.

Honoraria moeten vast zijn en vóór ondertekening worden geoffreerd, inclusief oprichting, resident director service, FEMA-filings en de overdracht naar het eerste jaar compliance. Belgische finance-teams zijn vaste prijsafspraken gewend voor wettelijke werkzaamheden in eigen land, en er is geen reden waarom India anders zou moeten zijn. Wie een brede prijsvork geeft zonder uw documenten te hebben gezien, prijst vooral onzekerheid in die u beter vermijdt.

Waarom Belgische bedrijven Krystal7 kiezen

Belgische bedrijven die voor het eerst door deze corridor gaan, willen een kantoor dat dit echt al heeft gedaan en niet op hun dossier moet leren. We bring over 10 years of cross border practice, more than 10,000 startups and founders advised across India and five continents. Ons werk wordt geleid door Chartered Accountants met ICAI membership 580421, we reageren op eerste aanvragen binnen 4 business hours en we werken met vaste prijzen vóór de opdracht begint. Die combinatie telt wanneer u in dezelfde week een Legaweb-apostille in België, een resident director in India en een RBI-deadline moet coördineren.